1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem andrzejroczon.pl, zwanego dalej „Serwisem”, jest:

Andrzej Roczon

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw związanych z ochroną danych można kontaktować się z Administratorem.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać następujące dane:

1. imię i nazwisko;
2. adres e-mail;
3. numer telefonu;
4. treść wiadomości lub zgłoszenia;
5. informacje dotyczące zgłoszonego problemu;
6. wskazaną przez użytkownika lokalizację;
7. dane przekazane dobrowolnie w treści korespondencji;
8. adres IP urządzenia;
9. datę i godzinę korzystania z Serwisu;
10. informacje o przeglądarce internetowej, systemie operacyjnym i urządzeniu;
11. adres odwiedzanej podstrony oraz informacje zapisywane w logach serwera;
12. informacje związane z udzielonymi zgodami i ich późniejszym wycofaniem.

Administrator nie żąda podawania numeru PESEL, numeru dokumentu tożsamości, danych finansowych ani innych informacji, które nie są konieczne do obsługi zgłoszenia.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

3.1. Obsługa formularza kontaktowego

Dane przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego są przetwarzane w celu:

• odebrania i przeczytania wiadomości;
• udzielenia odpowiedzi;
• prowadzenia dalszej korespondencji w sprawie wskazanej przez użytkownika;
• udokumentowania przebiegu kontaktu;
• ochrony przed nadużyciami i nieuzasadnionymi roszczeniami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, odpowiadaniu na pytania oraz ochronie praw Administratora.

Jeżeli kontakt jest podejmowany na wyraźną prośbę użytkownika w celu ustalenia zasad współpracy, podstawą przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem ewentualnego porozumienia.

3.2. Obsługa problemów zgłaszanych przez mieszkańców

Dane przekazane w formularzu dotyczącym problemów mieszkańców są przetwarzane w celu:

• zapoznania się ze zgłoszonym problemem;
• skontaktowania się ze zgłaszającym;
• ustalenia okoliczności sprawy;
• podjęcia możliwych działań lub przekazania informacji o sposobach rozwiązania problemu;
• prowadzenia i archiwizacji korespondencji dotyczącej zgłoszenia.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość kontaktowania się z mieszkańcami, poznawania zgłaszanych problemów i udzielania odpowiedzi.

Przekazanie zgłoszenia nie oznacza wszczęcia postępowania administracyjnego, złożenia skargi do organu publicznego ani zagwarantowania rozwiązania zgłoszonego problemu.

3.3. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu

Dane techniczne, w szczególności adres IP oraz informacje zapisywane w logach serwera, mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu;
• wykrywania błędów technicznych;
• zapobiegania atakom, spamowi i innym nadużyciom;
• tworzenia kopii bezpieczeństwa;
• ustalania okoliczności incydentów bezpieczeństwa;
• ochrony roszczeń Administratora i użytkowników.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i przesyłanych za jego pomocą danych.

3.4. Obowiązki prawne i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być przetwarzane, jeżeli jest to konieczne do:

• wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.5. Przetwarzanie na podstawie zgody

Jeżeli w Serwisie zostanie udostępniona możliwość zapisania się na dodatkowe informacje, udziału w działaniach lub wyrażenia określonej zgody, dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Dane szczególnych kategorii

Administrator prosi, aby w formularzach nie przekazywać informacji dotyczących:

• stanu zdrowia;
• niepełnosprawności;
• pochodzenia rasowego lub etnicznego;
• przekonań religijnych lub światopoglądowych;
• przynależności do związków zawodowych;
• życia seksualnego lub orientacji seksualnej;
• danych genetycznych lub biometrycznych;
• wyroków skazujących i czynów zabronionych;
• poglądów politycznych, jeżeli nie jest to konieczne do obsługi zgłoszenia.

Dane ujawniające poglądy polityczne lub inne dane szczególnych kategorii mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna przewidziana w art. 9 RODO, w szczególności gdy osoba udzieliła odrębnej i wyraźnej zgody na ich przetwarzanie w określonym celu.

Jeżeli użytkownik przekaże takie informacje bez odpowiedniej podstawy prawnej i nie będą one konieczne do rozpatrzenia zgłoszenia, Administrator może je usunąć lub zanonimizować.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych za pośrednictwem formularza jest dobrowolne.

Podanie adresu e-mail jest konieczne, jeżeli użytkownik oczekuje odpowiedzi drogą elektroniczną. Niepodanie adresu e-mail może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Podanie numeru telefonu jest dobrowolne. Numer telefonu będzie wykorzystywany wyłącznie wtedy, gdy kontakt telefoniczny jest potrzebny do obsługi zgłoszenia albo użytkownik poprosił o taką formę kontaktu.

Podanie lokalizacji jest dobrowolne, ale może być potrzebne do prawidłowego zidentyfikowania problemu zgłaszanego przez mieszkańca.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Serwisu, w szczególności:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej;
• dostawcy poczty elektronicznej;
• podmiotowi administrującemu lub serwisującemu stronę internetową;
• dostawcom systemów tworzenia kopii bezpieczeństwa;
• dostawcom zabezpieczeń antyspamowych i technicznych;
• prawnikom, doradcom lub innym podmiotom wspierającym Administratora, jeżeli jest to niezbędne;
• organom publicznym, sądom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie na podstawie odpowiedniej umowy oraz zgodnie z poleceniami Administratora.

Dane przekazane w zwykłym formularzu kontaktowym nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z niektórych zewnętrznych narzędzi internetowych może wiązać się z przekazywaniem danych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Informacje o dostawcach opcjonalnych narzędzi analitycznych, multimedialnych lub marketingowych, ewentualnych transferach danych oraz stosowanych zabezpieczeniach powinny być przedstawione użytkownikowi w panelu ustawień plików cookies przed udzieleniem zgody.

Jeżeli dochodzi do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator stosuje mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
• standardowe klauzule umowne;
• inne prawnie dopuszczalne zabezpieczenia.

8. Okres przechowywania danych

Dane przekazane w formularzu kontaktowym lub formularzu zgłoszenia problemu będą przechowywane przez czas konieczny do obsługi wiadomości i zakończenia korespondencji, a następnie nie dłużej niż przez 12 miesięcy.

Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli:

• jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami — do czasu ich przedawnienia;
• obowiązek ich przechowywania wynika z przepisów prawa;
• użytkownik udzielił zgody na dalsze przetwarzanie — do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego została udzielona;
• dane są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.

Logi serwera są przechowywane przez okres wynikający z ustawień i zasad bezpieczeństwa dostawcy hostingu, nie dłużej jednak, niż jest to konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

Dane, które nie są już potrzebne, są usuwane albo anonimizowane.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje — na zasadach określonych w RODO — prawo do:

1. uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
2. dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
3. sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
4. żądania usunięcia danych;
5. żądania ograniczenia przetwarzania;
6. przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
7. wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
8. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu wykonania swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: [ADRES E-MAIL].

Administrator może poprosić o przekazanie dodatkowych informacji koniecznych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie. Zakres tych informacji będzie ograniczony do danych niezbędnych do bezpiecznej realizacji wniosku.

10. Prawo do sprzeciwu

Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją.

Po otrzymaniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności użytkownika, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

11. Pliki cookies

Serwis może wykorzystywać pliki cookies, czyli niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika.

11.1. Cookies niezbędne

Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu;
• utrzymania bezpieczeństwa;
• obsługi formularzy;
• zapamiętania ustawień prywatności;
• ochrony przed spamem i nadużyciami;
• utrzymania sesji użytkownika.

Wykorzystanie cookies niezbędnych nie wymaga zgody, jeżeli są one konieczne do wykonania transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

11.2. Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe

Cookies analityczne, funkcjonalne lub marketingowe mogą być uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, o ile nie są niezbędne do działania Serwisu.

Przed udzieleniem zgody użytkownik powinien mieć możliwość zapoznania się z informacjami dotyczącymi:

• dostawcy danego narzędzia;
• celu wykorzystywania cookies;
• czasu ich działania;
• ewentualnego przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Aktualna lista takich narzędzi powinna być dostępna w panelu „Ustawienia cookies”.

11.3. Zarządzanie zgodą

Użytkownik może w dowolnym momencie:

• zaakceptować wybrane kategorie cookies;
• odmówić zgody na opcjonalne cookies;
• zmienić wcześniejsze ustawienia;
• wycofać zgodę za pomocą panelu ustawień cookies;
• usunąć cookies za pomocą ustawień przeglądarki.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

Ograniczenie niezbędnych cookies za pomocą ustawień przeglądarki może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji Serwisu.

12. Zewnętrzne serwisy i media społecznościowe

Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów, w szczególności Facebooka, Instagrama lub TikToka.

Po kliknięciu odnośnika użytkownik przechodzi do serwisu zarządzanego przez inny podmiot. Zasady przetwarzania danych w takim serwisie określa jego operator.

Administrator nie odpowiada za zasady prywatności ani bezpieczeństwo stron internetowych prowadzonych przez inne podmioty.

Samo umieszczenie odnośnika nie oznacza przekazania operatorowi zewnętrznego serwisu danych z formularza kontaktowego.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane przekazywane przez formularze kontaktowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.

Dane z formularzy nie są wykorzystywane do automatycznego profilowania użytkowników.

14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka naruszenia praw i wolności użytkowników.

Środki te obejmują w szczególności:

• szyfrowanie połączenia z Serwisem;
• ograniczenie dostępu do danych;
• stosowanie zabezpieczeń kont administracyjnych;
• aktualizowanie oprogramowania;
• wykonywanie kopii bezpieczeństwa;
• ochronę formularzy przed spamem i automatycznymi atakami;
• współpracę z dostawcami zapewniającymi odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

15. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa;
• zmiany administratora Serwisu;
• utworzenia komitetu wyborczego;
• dodania nowych formularzy lub funkcji;
• wdrożenia narzędzi analitycznych lub marketingowych;
• zmiany dostawców usług technicznych;
• zmiany sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.